| Chi
può e chi deve applicare le disposizioni del Testo Unico (art. 2) |
Cosa
cambia
L'applicazione delle disposizioni in materia di autocertificazione
viene estesa a tutti i soggetti privati che le vogliano accettare.
Ciò significa che i privati, come ad esempio banche ed
assicurazioni, hanno la possibilità di accettare
l'autocertificazione, ma non sono obbligati a farlo, poiché si
tratta di una facoltà e non di un obbligo.
Le disposizioni del testo unico sulla produzione di atti e
documenti, quindi, si applicano:
1.A tutte le amministrazioni pubbliche;
2.Ai gestori di servizi pubblici nei rapporti con l'utenza
I gestori di servizi pubblici sono tenuti ad applicarle nei rapporti
con l'utenza, mentre nei rapporti con il personale, con le imprese
che partecipano alle gare ecc. sono equiparati ai privati, e non
sono quindi tenuti ad accettare l'autocertificazione, ma possono
scegliere di farlo;
3.Ai privati che lo consentono.
Perché
Le novità sopra descritte si sono rese necessarie perché la
semplificazione prodotta dal ricorso all'autocertificazione nei
confronti delle amministrazioni pubbliche e dei concessionari di
pubblici servizi è stata tale da renderne interessante l'utilizzo
anche per alcuni soggetti privati come banche, assicurazioni, ecc..
Anche per questi soggetti gli strumenti di semplificazione della
documentazione amministrativa sono una risorsa capace di snellire la
propria attività e di migliorare il proprio rapporto con l'utenza.
Per questo, con la legge n. 340 del 2000, le cui disposizioni in
materia sono ora raccolte nel Testo Unico, è stata riconosciuta
anche ai privati la possibilità di accettare le autocertificazioni
dai propri clienti, senza però limitare la loro sfera di autonomia
privata e quindi senza imporre loro l'obbligo di accettare le
dichiarazioni sostitutive.
Fate attenzione
Alcuni gestori di servizi pubblici svolgono anche attività di tipo
privato, ad esempio l'Ente Poste è tenuto ad accettare
l'autocertificazione nella gestione del servizio postale ma non è
tenuto a farlo nei servizi bancari, per i quali è assimilato a un
privato.
Alcuni soggetti privati possono svolgere attività in concessione
(per conto di soggetti pubblici): le banche, che sono private, sono
tenute ad accettare l'autocertificazione quando riscuotono il
pagamento di tributi per conto di un'amministrazione e gestiscono
quindi un servizio pubblico;
·L'autorità giudiziaria non è tenuta ad accettare
l'autocertificazione;
·Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà rivolte ai
privati richiedono l'autentica della firma. |
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| Chi
può utilizzare le disposizioni del testo unico (art. 3) |
Cosa
cambia
La possibilità di utilizzare le dichiarazioni sostitutive è estesa
anche agli extracomunitari con regolare permesso di soggiorno
limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti
certificabili o attestabili in Italia da soggetti pubblici.
Inoltre le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate anche
nell'ambito di materie per cui esiste una convenzione fra l'Italia
ed il Paese di provenienza del cittadino extracomunitario (ad es.
convenzioni in materia tributaria). Restano comunque salvi i casi
espressamente regolati dal "Testo Unico
sull'immigrazione".
Le disposizioni in materia di produzione di atti o documenti possono
quindi essere utilizzate da:
·I cittadini italiani e dell'Unione europea;
·Le persone giuridiche, le società di persone, le pubbliche
amministrazioni, gli enti, i comitati e le associazioni aventi sede
legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione europea;
·I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia
limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da
soggetti pubblici;
·I cittadini extracomunitari che ne hanno necessità in
procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra
il loro Paese di origine e l'Italia.
Perché
La limitazione della possibilità di utilizzare le
autocertificazioni con le stesse modalità previste per i cittadini
italiani ai soli cittadini extracomunitari residenti in Italia ha
creato dei problemi operativi e degli aggravi di procedura in tutti
i procedimenti in cui la situazione rilevante non è la residenza ma
il possesso del regolare permesso di soggiorno.
Per questo si è ritenuto di superare questa limitazione estendendo
la possibilità di utilizzare direttamente le autocertificazioni
anche ai cittadini non residenti ma con regolare permesso di
soggiorno, dato che anche nei loro confronti è possibile operare
una verifica di quanto dichiarato presso le amministrazioni
pubbliche italiane. |
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| Casi
di impedimento (art. 4) |
Cosa
cambia
La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di
impedimento temporaneo per ragioni di salute, può essere sostituita
dalla dichiarazione, resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli
o, in mancanza di questi, da un altro parente in linea retta o
collaterale fino al terzo grado.
Tale dichiarazione deve contenere l'indicazione dell'esistenza di un
impedimento temporaneo per ragioni di salute e va resa davanti al
pubblico ufficiale, che deve accertare l'identità del dichiarante.
Per i casi di impedimento a firmare (e cioè analfabetismo o
impedimento fisico) già previsti dal d.P.R. 403 del 1998, il Testo
Unico elimina l'indicazione delle cause dell'impedimento mantenendo
ferma l'identificazione della persona che rende la dichiarazione e
l'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la dichiarazione
è stata a lui resa in presenza di un impedimento a sottoscrivere.
Fate attenzione:
·Per ragioni di riservatezza non deve mai essere indicata la causa
dell'impedimento;
·Sono legittimati ad effettuare la dichiarazione in luogo di chi si
trova in una situazione di momentaneo impedimento per ragioni di
salute il suo coniuge o i suoi parenti, fino al terzo grado di
parentela.
A tale riguardo occorre ricordare che sono parenti:
-in linea retta, le persone che si trovano in una situazione di
discendenza diretta (genitori/figli; nonni/nipoti; ecc.);
-in linea collaterale, le persone che hanno almeno un ascendente
comune (fratelli/sorelle; zii/nipoti; ecc).
Il grado di parentela si calcola:
-per i parenti in linea retta, contando le generazioni:
genitori/figli sono dunque parenti di primo grado, nonni/nipoti di
secondo; bisnonni/nipoti di terzo, ecc.;
-per i parenti in linea collaterale, risalendo dalla persona che ha
l'impedimento, di figlio in padre, fino all'ascendente comune e
ridiscendendo da questo, di padre in figlio, fino alla persona che
rende la dichiarazione, senza contare l'ascendente: fratello/sorella
sono dunque parenti di secondo grado; zio/nipote parenti di terzo
grado.
Dalla parentela va distinta l'affinità, che è il rapporto che lega
un coniuge ai parenti dell'altro coniuge.
Le persone legate a chi si trova in uno stato di impedimento da un
rapporto di affinità non possono rendere dichiarazioni per suo
conto.
In sintesi possono effettuare la dichiarazione al posto di chi si
trova in uno stato di impedimento:
-parenti in linea retta: genitori, nonni, bisnonni, figli, nipoti,
pronipoti;
-parenti in linea collaterale: zii, fratelli, nipoti.
Perché
L'art. 4 disciplina i casi di impedimento e introduce al comma 1 una
nuova semplificazione per i casi di temporaneo impedimento per
ragioni di salute che permetterà di affrontare numerose
problematiche ripetutamente segnalate nel corso dell'applicazione
del d.P.R. n.403 del 1998.
Per ragioni di tutela della riservatezza dei dati personali è stata
eliminata la menzione della causa dell'impedimento. |
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| Autentica
di copie (art. 19) |
Cosa
cambia
Il Testo Unico amplia i casi in cui è ammessa la possibilità, già
introdotta dal d.P.R. n. 403 del 1998 per le pubblicazioni, di
sostituire l'autentica di copia di un documento con la dichiarazione
di conformità all'originale, effettuata con dichiarazione
sostitutiva dell'atto di notorietà.
In particolare, è possibile attestare che è conforme
all'originale:
·La copia di un atto o di un documento rilasciato o conservato da
un'amministrazione pubblica;
·La copia di una pubblicazione, di un titolo di studio o di
servizio;
·La copia di documenti fiscali che devono obbligatoriamente essere
conservati dai privati;
·La copia di una pubblicazione, secondo quanto già previsto dal
d.P.R. n. 403/98.
L'utilizzo di questo strumento di semplificazione si aggiunge, senza
prevederne però l'eliminazione, alle modalità più tradizionali di
autentica delle copie già previste dalla legge n. 15 del 1968 e dal
d.P.R. n. 403 del 1998:
·Autentica da parte del pubblico ufficiale presso il quale è
depositato l'originale o al quale deve essere prodotto, del notaio,
del cancelliere, del segretario comunale e del funzionario
incaricato dal sindaco;
·Autentica da parte del responsabile del procedimento per il quale
è richiesta la copia o dal dipendente addetto a ricevere la
documentazione. In questo caso la copia ha validità solo per il
procedimento in corso.
Fate attenzione
·La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che attesta la
conformità all'originale di una copia va sottoscritta davanti al
dipendente addetto (oppure inviata per fax) o presentata con la
fotocopia del documento d'identità della persona che l'ha firmata e
non è dovuta l'imposta di bollo;
·Per l'autenticazione della copia davanti al pubblico ufficiale
presso il quale è depositato l'originale o al quale deve essere
prodotto, al notaio, al cancelliere, al segretario comunale, al
funzionario incaricato dal sindaco e al dipendente addetto a
ricevere la documentazione è dovuta l'imposta di bollo.
Perché
Lo strumento introdotto dall'art. 2, comma 2 del d.P.R. n. 403 del
1998 si è dimostrato molto utile per ridurre le incombenze che
l'autentica di copia pone a carico sia dell'amministrazione pubblica
che dei cittadini.
Per questo si è ritenuto opportuno ampliare l'utilizzo della
dichiarazione di conformità anche a casi diversi da quelli in cui
è richiesta l'autentica della copia di una pubblicazione,
estendendola ad una più ampia casistica di documenti
amministrativi. |
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| Legalizzazione
di fotografie (art. 34) |
Cosa
cambia
L'art.55, comma 3 della legge n.342 del 2000, riportato all'art 34
del Testo Unico, ha definitivamente chiarito che la legalizzazione
delle fotografie è esente da bollo. Rimane ferma la legalizzazione
della fotografia, presentata dal diretto interessato, presso le
amministrazioni competenti al rilascio di documenti personali o
presso il Comune.
Perché
Anche in questo caso viene definitivamente |
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| Presentazione
di istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà'
(artt. 21 e 38) |
Che cosa
cambia
L'autenticità della firma delle istanze e di tutte le dichiarazioni
sostitutive dell'atto di notorietà rivolte alle pubbliche
amministrazioni o ai gestori di servizio pubblico viene sempre
assicurata attraverso la firma di fronte al dipendente addetto
oppure attraverso la presentazione o l'invio per fax allegando la
fotocopia del documento d'identità della persona che l'ha firmata.
La fotocopia va inserita nel fascicolo.
Rimane l'autenticazione con
le modalità tradizionali davanti al notaio, segretario comunale,
dipendente incaricato dal sindaco, cancelliere, dipendente addetto a
ricevere la documentazione:
·Per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà rivolte ai
privati;
·Per le domande relative alla riscossione di benefici economici
(pensioni, contributi, etc.) da parte di un'altra persona.
Fate attenzione
Le istanze e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà:
·Quando sono rivolte alle amministrazioni o ai gestori di servizi
pubblici non vanno autenticate, ma sono sottoscritte davanti al
dipendente addetto oppure presentate da un'altra persona o inviate
per fax allegando la fotocopia del documento di identità della
persona che le ha firmate. Rimane, dove prevista in precedenza,
l'imposta di bollo sulle istanze;
·Quando sono rivolte ai privati vanno autenticate ed è dovuta
l'imposta di bollo;
·Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono
valide se sottoscritte con la firma digitale o quando il
sottoscrittore è identificato dal sistema informatico attraverso la
carta di identità elettronica;
·Le istanze e le dichiarazioni sostitutive possono essere sempre
inviate per fax con la fotocopia del documento d'identità della
persona che le ha firmate.
Perché
L'eliminazione dell'obbligo di autentica della firma delle
dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà contestuali o
comunque collegate ad un'istanza rivolta alla pubblica
amministrazione, e la sua sostituzione con la possibilità di
firmarle in presenza del dipendente addetto o di presentarle
allegando la fotocopia del documento di identità del dichiarante -
come previsto dall'art. 2 della legge n. 191 del 1998 - si sono
rivelate molto efficaci nel semplificare gli adempimenti connessi
alla presentazione di documenti alla pubblica amministrazione.
Di fatto, l'unico onere restava quello di verificare l'esistenza di
una condizione di contestualità o di collegamento fra la
dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà e l'istanza,
condizione che peraltro risulta essere presente nella gran parte dei
casi pratici e rende quindi spesso superflua la distinzione.
Per questo si è ritenuto di eliminare questa distinzione,
prevedendo che tali modalità di sostituzione dell'autentica valgano
in tutti i casi in cui sia necessario presentare una dichiarazione
sostitutiva di atto di notorietà alla pubblica amministrazione. |
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| "Vietato"
chiedere certificati ai cittadini (artt. 43 e 46) |
Cosa
cambia
In base all'art. 43 del Testo Unico, le amministrazioni e i gestori
di pubblici servizi non possono chiedere ai cittadini
·I certificati in tutti i casi in cui si può fare
l'autocertificazione;
·I documenti che esse stesse sono tenute a certificare o che
comunque sono in loro possesso.
Invece di chiedere i certificati al cittadino, le amministrazioni e
i gestori di servizio pubblico devono accettare l'autocertificazione
o acquisire d'ufficio le informazioni necessarie, facendosi indicare
dal cittadino interessato gli elementi indispensabili al loro
reperimento (ad esempio per un diploma di maturità il cittadino
deve indicare la scuola e l'anno in cui lo ha conseguito).
Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non possono più
chiedere i certificati relativi a:
a)data e luogo di nascita;
b)residenza;
c)cittadinanza;
d)godimento dei diritti civili e politici;
e)stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f)stato di famiglia;
g)esistenza in vita;
h)nascita del figlio, morte del coniuge, del genitore, del figlio
ecc.;
i)iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni
(come ad esempio l'iscrizione alla Camera di Commercio);
l)appartenenza a ordini professionali;
m)titolo di studio, esami sostenuti;
n)qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione,
abilitazione, formazione, aggiornamento e qualificazione tecnica;
o)reddito, situazione economica;
p)assolvimento di obblighi contributivi;
q)possesso e numero di codice fiscale, di partita IVA e tutti i dati
presenti nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
r)stato di disoccupazione;
s)qualità di pensionato e categoria di pensione;
t)qualità di studente;
u)qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche,
di tutore, di curatore e simili;
v)iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi
tipo;
z)tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi
militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello
stato di servizio;
aa)non aver riportato condanne penali e non essere destinatario di
provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale;
bb)non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti
penali;
cc)vivere a carico;
dd)tutti i dati contenuti nei registri di stato civile (ad esempio
la maternità, la paternità, la separazione o comunione dei beni);
ee)non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver
presentato domanda di concordato.
La richiesta di questi certificati costituisce violazione dei doveri
d'ufficio.
Fate attenzione
Il divieto di richiedere certificati vale per le amministrazioni e
non per i cittadini.
Questi possono continuare a richiedere i certificati e le
amministrazioni sono sempre tenute a rilasciarli;
·Le amministrazioni e i gestori di servizi pubblici possono
richiedere al cittadino solo i certificati che non possono essere
sostituiti con l'autocertificazione, cioè i certificati medici, di
conformità CE, di marchi o brevetti;
·L'esibizione del documento di riconoscimento, per i dati in esso
contenuti (nascita, residenza, cittadinanza, stato civile e codice
fiscale, che sarà presente nella carta di identità elettronica) ha
lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati (art.
45);
·Le amministrazioni devono predisporre la modulistica per le
dichiarazioni sostitutive con il richiamo alle sanzioni penali
previste dall'art.76 e l'informativa relativa al trattamento dei
dati personali.
Nella modulistica per le istanze vanno inserite le formule delle
dichiarazioni sostitutive.
Perché
Il divieto, che il d.P.R. n. 403 del 1998 aveva previsto soltanto
per alcune amministrazioni (scuole, motorizzazione civile, comuni,
università), di richiedere certificazioni per tutti gli stati, le
qualità personali o i fatti attestabili con dichiarazione
sostitutiva di certificazione, si è rivelato lo strumento più
idoneo per dare effettiva e completa realizzazione dei principi, a
lungo inapplicati, della legge n.15 del 1968 e dell'art.18 della
legge n. 241 del 1990.
Per questo si è ritenuto utile generalizzare a tutte le
amministrazioni questo divieto, assicurando d'altra parte l'esigenza
di certezza e di buon andamento dell'attività amministrativa
attraverso disposizioni tese a rendere più agevoli le attività di
acquisizione diretta e di controllo per via telematica, attraverso
le quali si dovrebbe arrivare, a regime, alla completa eliminazione
sia dei certificati che delle autocertificazioni attraverso lo
scambio dei dati tra amministrazioni per via telematica. |
|
| Le
dichiarazioni sostitutive di certificazione (art. 46) |
Cosa
cambia
L'elenco degli stati, dei fatti e delle qualità personali
attestabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione viene
integrato.
Oltre ai casi già previsti dal d.P.R. n. 403 del 1998 si può
attestare con dichiarazione sostitutiva di certificazione:
·Di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano
l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di
provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale;
·Di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non
aver presentato domanda di concordato.
Le dichiarazioni sostitutive di certificazione possono essere
presentate ai privati che vi consentono (vedi anche paragrafo 1).
Fate attenzione
La dichiarazione sostitutiva di certificazione:
·Va firmata dal cittadino interessato senza autentica anche quando
è rivolta ai soggetti privati e non è dovuta l'imposta di bollo;
·Può essere presentata anche da un'altra persona oppure inviata
per fax (senza allegare la fotocopia del documento di identità) o
per via telematica;
·È definitiva ed ha la stessa validità del certificato o
dell'atto che sostituisce;
·Le amministrazioni devono predisporre la modulistica per le
dichiarazioni sostitutive con il richiamo alle sanzioni penali
previste dall'art.76 e l'informativa relativa al trattamento dei
dati personali.
Nella modulistica per le istanze vanno inserite le formule delle
dichiarazioni sostitutive.
Perché
Alcune certificazioni frequentemente richieste ai cittadini
risultavano escluse dagli elenchi di cui all'art. 2 della legge n.
15 del 1968 ed all'art. 1, comma 1 del d.P.R. n. 403 del 1998,
contenenti l'indicazione delle certificazioni per cui è ammessa la
sostituzione tramite dichiarazione sostitutiva di certificazione.
Tale lacuna produceva spesso la conseguenza di maggiori oneri nei
confronti dei cittadini.
Per questo, attraverso l'art. 46 del Testo Unico, si è provveduto
ad ampliare l'elenco degli stati, qualità personali e fatti
comprovabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione. |
|
| Documenti
di riconoscimento e di identità (art. 35) |
Cosa
cambia
All'art. 35 viene chiarito che in tutti i casi in cui nel Testo
Unico viene richiesto un documento d'identità esso può essere
sostituto da un documento di riconoscimento equipollente. Sono
equipollenti alla carta d'identità:
·Il passaporto
·La patente di guida
·La patente nautica
·Il libretto di pensione
·Il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici
·Il porto d'armi
·Le tessere di riconoscimento rilasciate da un'amministrazione
dello stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra
segnatura equivalente
·L'art.38 inoltre prevede che la carta d'identità elettronica
possa essere utilizzata, oltre alla firma digitale, per inviare
istanze e dichiarazioni per e-mail (vedi par. 6)
·Rimangono ferme (art.35) le previsioni della legge n.127 del 1997
e del d.P.R. n. 403 del 1998 in materia di esibizione di documenti
al posto dei certificati. I dati relativi al cognome, al nome, alla
residenza, alla cittadinanza e allo stato civile, contenuti in
documenti di identità e di riconoscimento, possono essere attestati
con l'esibizione degli stessi documenti. In tal caso la fotocopia
del documento viene allegata al fascicolo.
L'art.35 inoltre prevede che nel caso il documento sia scaduto possa
essere ugualmente esibito, con una dichiarazione dell'interessato
sulla fotocopia del documento che i dati in esso contenuti non sono
cambiati.
Perché:
Queste disposizioni esplicitano le previsioni della normativa
previgente in modo da evitare le problematiche interpretative che si
sono registrate. |
|
| Le
dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà (artt. 38 e 47) |
Cosa
cambia
Tutte le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rivolte
alle amministrazioni ed ai gestori di servizi pubblici, anche quelle
non collegate ad una domanda, sono sottoscritte davanti al
dipendente addetto oppure presentate o inviate con la fotocopia del
documento d'identità della persona che le ha firmate.
La firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
rivolte ai privati va autenticata con conseguente pagamento
dell'imposta di bollo.
Con la dichiarazione sostituiva dell'atto di notorietà possono
essere attestati quindi:
·I fatti, le qualità personali e gli stati a conoscenza del
diretto interessato, non compresi nell'elenco dei dati
autocertificabili con dichiarazione sostitutiva di certificazione
(vedi paragrafo 7);
·La conformità all'originale della copia di un documento (vedi
paragrafo 4).
Inoltre l'art. 37 prevede che ai fini del rilascio dei duplicati di
documenti è possibile attestarne lo smarrimento con dichiarazione
sostitutiva dell'atto di notorietà nei casi in cui la legge non
preveda la denuncia all'autorità giudiziaria.
Fate attenzione
Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà:
·Quando sono rivolte alle amministrazioni o ai gestori di servizi
pubblici non vanno autenticate, ma sono sottoscritte davanti al
dipendente addetto oppure presentate da un'altra persona o inviate
per fax allegando la fotocopia del documento di identità della
persona che le ha firmate;
·Quando sono rivolte ai privati vanno autenticate ed è dovuta
l'imposta di bollo;
·Hanno valore definitivo e la stessa validità temporale dell'atto
che sostituiscono;
·Le amministrazioni pubbliche e i gestori di servizi pubblici che
non accettano le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà
violano i doveri d'ufficio. |
|
| Controlli
e acquisizione diretta (artt. 43, 71 e 72) |
Cosa
cambia
Per agevolare i controlli, anche a campione e nei casi di
ragionevole dubbio, sulla veridicità delle dichiarazioni rese e
l'acquisizione diretta di dati e documenti, che le amministrazioni
sono tenute ad effettuare, il Testo Unico prevede che:
·I controlli e l'acquisizione diretta possono essere effettuati per
via telematica o per fax;
·Le amministrazioni certificanti (cioè le amministrazioni e i
gestori di pubblici servizi che detengono nei loro archivi i dati
contenuti nelle dichiarazioni sostitutive o richiesti direttamente
dalle amministrazioni procedenti) sono tenute a consentire, senza
oneri, la consultazione per via ordinaria e per via telematica dei
loro archivi;
·La consultazione diretta degli archivi, da parte dalle
amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi ai fini delle
attività di controllo e di acquisizione d'ufficio, è da ritenersi
compatibile con la normativa in materia di tutela dei dati
personali, perché la legge n. 340 del 2000, prevede, con
disposizione ora trasferita nel Testo Unico, che tale consultazione
sia da considerarsi effettuata per finalità di rilevante interesse
pubblico.
Per le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non è
prevista l'autorizzazione al trattamento dei dati personali.
E' comunque vietato al personale accedere a dati diversi da quelli
che si devono controllare o acquisire d'ufficio.
L'amministrazione che detiene gli archivi deve rilasciare a quelle
che effettuano i controlli un'autorizzazione nella quale siano
indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la
riservatezza dei dati personali;
·Quando l'amministrazione procedente acquisisce direttamente
informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso
l'amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio
e l'acquisizione del certificato non sono necessari e le
informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo
ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza;
·Per effettuare il controllo sulle dichiarazioni sostitutive può
essere richiesta la conferma scritta della veridicità della
dichiarazione resa.
Per quanto riguarda le responsabilità delle amministrazioni il
Testo Unico stabilisce che:
·La mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni
costituisce violazione dei doveri di ufficio;
·Le amministrazioni certificanti individuano e rendono note le
misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e
tempestiva esecuzione dei controlli medesimi e le modalità per la
loro esecuzione.
Inoltre il Testo Unico stabilisce le modalità per i controlli da
parte dei soggetti privati ai quali è stata estesa la facoltà di
accettare le autocertificazioni:
·L'amministrazione competente per il rilascio della relativa
certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a
fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso
del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l'uso di
strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto
dichiarato con i dati da essa custoditi.
Infine se le dichiarazioni sostitutive presentano delle irregolarità
o delle omissioni che non costituiscono falsità, il funzionario
competente a ricevere la documentazione dà notizia all'interessato
di tale irregolarità. In mancanza di regolarizzazione da parte
dell'interessato, il procedimento per il quale è stata resa la
dichiarazione non ha seguito.
Fate attenzione
·Il dipendente che riceve le dichiarazioni sostitutive non è
responsabile del loro contenuto: se in seguito a una verifica una
dichiarazione si rivela falsa, la responsabilità è esclusivamente
del cittadino che ha reso la dichiarazione, il quale decade dai
benefici ottenuti e viene denunciato all'autorità giudiziaria.
Perché
La grande attenzione alle esigenze di semplificazione dell'attività
amministrativa che ha contraddistinto la normativa di riforma degli
ultimi anni non ha offuscato la consapevolezza dell'importanza della
certezza pubblica, che si è cercato di garantire prevedendo e
potenziando il sistema dei controlli sulle autocertificazioni.
Le disposizioni contenute a tale riguardo nel d.P.R. n. 403 del 1998
si sono dimostrate in tal senso particolarmente significative.
Prendendo spunto dalle esperienze di attuazione di queste
disposizioni, il Testo Unico ha precisato meglio le misure
organizzative da adottare per assicurare l'efficacia dei controlli,
affermando in particolare dei precisi doveri e delle responsabilità
per le amministrazioni certificanti, sia nel mettere a disposizione
le proprie banche dati, sia nell'approntare e nel rendere noti gli
adempimenti organizzativi necessari per dare risposta alle
amministrazioni che richiedono la conferma dei dati autocertificati
dai cittadini. |
|
| Doveri
e responsabilità dei dipendenti pubblici (artt. 72, 74) |
Cosa cambia
Il Testo Unico prevede espressamente che costituisca violazione dei
doveri d'ufficio la richiesta di certificati o di atti di notorietà
nei casi previsti dall'articolo 43 (vedi par. 7), in cui ci sia
l'obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva.
Inoltre l'articolo 73 prevede che la mancata risposta entro 30
giorni dalla richiesta di controllo, costituisce violazione dei
doveri d'ufficio per il funzionario che se ne rende responsabile.
Queste previsioni esplicitate dal Testo Unico completano quelle già
introdotte dalla legge n.127 del 1997 e dal d.P.R. n.403 del 1998.
In conclusione costituiscono violazione dei doveri d'ufficio:
·La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta
giorni;
·La mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di
certificazione o di atto di notorietà;
·La richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in
cui, ai sensi dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del dipendente di
accettare la dichiarazione sostitutiva;
·Il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare
l'attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante
l'esibizione di un documento di riconoscimento;
·La richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli
ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato
di assistenza al parto ai fini della formazione dell'atto di
nascita.
Fate attenzione
I dipendenti pubblici, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono
esenti da ogni responsabilità per il contenuto delle dichiarazioni
sostitutive e per l'emanazione di atti sulla base di false
dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più
rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da terzi.
Perché
Il principale ostacolo alla semplificazione della documentazione
amministrativa è sempre stata la "resistenza burocratica"
alle norme che la prevedevano: è emblematica in tal senso, la
prolungata disattenzione riservata alla legge n. 15 del 1968.
L'esperienza delle norme più recenti in materia, dalla legge n. 127
del 1997 al d.P.R. n. 403 del 1998, ha dimostrato che queste
resistenze possono essere superate, oltre che con l'evidenziazione
dei vantaggi dell'uso degli strumenti di semplificazione anche per
le amministrazioni e con le idonee iniziative tese alla
responsabilizzazione e all'aggiornamento del personale, anche con la
previsione di sanzioni nei confronti di chi rifiuta di accettare
questi strumenti.
Per questo nel Testo Unico è stata estesa la gamma delle ipotesi di
violazione dei doveri d'ufficio, allo scopo di assicurare
l'applicazione ed il pieno utilizzo del maggior numero possibile di
strumenti di semplificazione. |
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